Majoritatea problemelor in implementarea unor noi sisteme informatice apar din cauze umane si cauze legate de managementul schimbarii, nu din cauze tehnice. Recent am participat la un webinar interesant despre cum a implementat ABB Marea Britanie sistemul de facturare electronica aplicand metodele managementului schimbarii. Asa ca am realizat mai jos un sumar al prezentarii.
Ce este managementul schimbarii?
Managementul schimbarii este o abordare structurata de tranzitie a unor indivizi, echipe si organizatii de la starea curenta catre o stare dorita. Este un proces organizational indreptat catre facilitarea acceptarii si adoptarii de catre angajati a schimbarilor in modul curent de desfasurare a activitatilor.
 |
| Cum a implementat ABB Marea Britanie sistemul de facturare electronica aplicand metodele managementului schimbarii? |
Procesul de adoptare a solutiei de facturare electronica a inceput cu analiza starii curente a sistemului de facturare. In figura alaturata se poate vedea situatia in 2006.
Apoi s-a realizat o descriere a starii dorite, reprezentata grafic in figura alaturata.
Acest pas este foarte important in stabilirea unei viziuni comune, in descrierea exacta a ceea ce se doreste prin implementarea sistemului de facturare electronica. In cazul ABB motivele principale au fost: reducerea si eficientizarea activitatilor de rutina si cresterea abilitatii angajatilor de a se concentra pe analiza datelor financiare, eficientizarea procesului de achizitie prin automatizarea tranzactiilor implicate.
Pentru a implementa noul sistem a fost stabilita o echipa care sa dezvolte un program de schimbare. Astfel, in prima instanta, echipa s-a asigurat ca viziunea proiectului sa fie inteleasa de toti cei implicati si a dezvolatat un plan al scopurilor companiei la nivel strategic. Apoi a dezvoltat un plan de management al grupurilor de interese care sa cuprinda: analiza diverselor grupuri de interese si un plan de comunicare adaptat diferitelor grupuri.
In timpul implementarii:
- Au fost organizate o serie de workshopuri de definire a proceselor cu toate partile implicate.
- A existat o comunicare continua cu toate grupurile de interese: angajatii direct afectati de implementarea noului sistem, lantul de achizitii, filialele ABB Marea Britanie afectate de schimbare, centrul ABB de suport.
- S-a efectuat transferul vechilor sisteme catre noul sistem.
Beneficiile realizate:
- Numarul documentelor procesate a crescut de la 8 la 18 pe ora
- Reducerea numarului de telefoane/e-mailuri de la furnizori si clienti datorita unui control mai mare asupra facturilor si platilor.
- Verificarea facturilor pentru potrivirea cu comenzile se efectueaza automat, procentul de potrivire corecta crescand de la 60% la 100%
- Reducerea cheltuielior cu personalul, reducand numarul persoanelor implicate in procesarea facturilor de la 76 la 47.
- Cresterea competentelor echipei financiare, aceasta putandu-se concentra pe interpretarea datelor financiare si nu pe activitati de rutina.
Sursa: Using Successful Change Management to Increase ROI and Reduce Project Risk – Webinar ABB UK si Basware, 13 Octombrie 2010
Luna aceasta s-a desfasurat in Munchen al saselea summit EXPP pe tema facturarii electronice la care au participat 320 de delegati din intreaga lume. Publicatia norvegiana digi.no a facut un rezumat al celor mai importante puncte discutate la summit
Europa este lider la nivel mondial in ce priveste adoptarea facturarii electronice. Aceasta se datoreaza in principal legislatiei unitare promovate de Comisia Europeana si unei interoperabilitati tot mai mari intre diferitele standarde existente. Chiar daca problemele nu sunt in totalitate rezolvate, s-au facut tot mai multi pasi catre usurarea adoptarii solutiilor de facturare electronica.
Desi criza financiara a afectat serios bugetele guvernelor europene, acest fapt ar putea crea cea mai puternica motivatie pentru adoptarea facturii electronice in sectorul public. Astfel se asteapta ca Grecia sa devina lider in adoptarea facturii electronice datorita economiilor pe care le-ar putea aduce la buget o astfel de solutie.
De asemenea s-a discutat colaborarea intre banci si furnizorii de facturare electronica. Pentru a crea valoare si a usura procesele clientilor este necesar un parteneriat intre banci si furnizorii de servicii de facturare electronica, fiind luat ca exemplu de succes grupul financiar scandinav Nordea.
Mai mult decat atat furnizorii de programe ERP (Entreprise resource planning) trebuie luati in considerare in dezvoltarea unei colaborari dintre acestia si furnizorii de facturare electronica. In acest sens, Norvegia va lua initiativa crearii unui Forum ERP pentru factura electronica.
Sursa: http://www.digi.no/853672/stor-gevinst-med-efaktura (articol in limba norvegiana)
Analiza si reorganizarea proceselor unei companii poate aduce beneficii importante acesteia. In acest articol ne propunem sa comparam procesul de facturarea manual cu procesul de facturare automatizat folosind factura electronica.
Figura de mai jos ilustreaza procesul de facturare in varianta procesarii manuale. Dupa cum se poate observa acesta implica foarte multi pasi, timp si costuri inutile pentru ambele parti, expeditor si destinatar, iar efectuarea manuala a acestor activitati repetitive lasa loc aparitiei erorilor umane.
Fig 1: procesarea manuala a facturilor
In figura de mai jos este ilustrat un proces de facturare complet automatizat intre doi parteneri de afaceri care folosesc factura electronica. Astfel, se observa ca utilizand factura electronica majoritatea pasilor inclusi in procesarea manuala a facturilor sunt eliminati si procesul de facturare este simplificat. Beneficiile sunt inregistrate atat de expeditor cat si de destinatar.
Fig 2: procesarea automata a facturilor
Pe scurt, folosind factura electronica, ambii parteneri beneficiaza de o reducere a costurilor, de asigurarea integritatii informatiilor incluse in facturi si de o imbunatatire a relatiei client-furnizor.
Adoptarea unei solutii de facturare electronica este considerata o activitate care contribuie la protejarea mediului inconjurator. Factura electronica este o factura „verde” datorita, in principal, faptului ca reduce consumul de hârtie şi despăduririle şi contribuie la eliminarea dioxidului de carbon.
Insa de ce ar alege companiile sa fie fie „verzi”? Ce avantaje au acestea daca adopta o solutie „verde”?
1. Cresterea valorii brandului companiei
Valoarea unui brand face parte din valoarea generala a unei companii, acesta putand fi evaluat financiar ca activ intangibil. Astfel, valoare brandului poate fi crescuta prin asocierea cu practici sustenabile cum sunt cele „verzi”.
2. Atragerea clientilor
Din ce in ce mai multi consumatori sunt preocupati de mediul inconjurator si de impactul pe care activitatile desfasurate de catre firme il au asupra mediului. Astfel, firmele care pot arata ca isi desfasoara activitatea intr-un mod prietenos cu mediul vor avea un avantaj competitiv asupra concurentilor in mentinerea si atragerea clientilor.
3. Atragerea investitorilor
Unii investitori prefera companiile cu o buna performanta in domeniul protectiei mediului, vazand in acest lucru atat un semn al riscului de mediu scazut cat si al unei abilitati superioare de management.
4. Eco-eficienta
Printr-un consum mai mic de materiale si energie, o companie isi poate reduce atat costurile cat si impactul asupra mediului inconjurator.
5. Anticiparea legislatiei viitoare
Unele companii aleg sa protejeze mediul la un standard cat mai inalt anticipand legislatia viitoare mai stricta si evitand astfel cheltuieli mai mari in viitor pentru refacerea politicii de mediu a companiei.
Tot mai multe studii arata ca facturarea electronica inregistreaza un trend ascendent in Europa, iar firmele care aleg sa foloseasca factura electronica pot realiza economii importante. Cele mai importante modalitati prin care companiile isi pot reduce costurile si creste profitabilitate folosind factura electronica sunt:
1. Eliminarea costurilor cu procesarea manuala a facturilor.
Una dintre caracteristicile principale ale facturii electronice este ca se poate transmite intr-un format in care datele pot fi procesate automat atat de emitent cat si de destinatarul facturii. Astfel datele pot fi trimise si primite direct din/in programul de contabilitate eliminand complet procesarea manuala a facturilor si costurile asociate cu aceasta.
2. Eliminarea costurilor cu materialele.
Trimiterea unei facturi pe hartie implica folosirea de hartie pentru imprimare, toner de imprimanta, plicuri, curent electric, cat si transportarea acesteia. Folosind factura electronica toate aceste consumuri si costurile asociate acestora sunt eliminate. Mai mult decat atat se reduc despaduririle si se contribuie la eliminarea dioxidului de carbon.
3. Eliminarea costurilor de retrimitere a facturilor.
Folosind factura electronica livrarea este garantata, facturile nemaifiind pierdute pe parcursul livrarii de la emitent la destinatar, iar livrarea facturii se face si in cazul in care clientul si-a schimbat adresa postala. Astfel se elimina complet costurile cu retrimiterea facturilor.
4. Cresterea productivitatii
Datorita procesarii automate a datelor, folosind factura electronica, personalul implicat pana acum in procesarea manuala a facturilor poate fi alocat catre efectuarea altor activitati mai productive pentru afacere. De asemenea, prin integrarea cu programul de contabilitate, erorile legate de introducerea manuala a datelor dispar.
5. Imbunatatirea fluxurilor de numerar
Factura electronica ajunge instantaneu si garantat la destinatar, facilitand o plata mai rapida a acesteia. De asemenea exista posibilitate integrarii cu sistemele de plati, ducand astfel la automatizarea intregului flux de numerar.
Facturarea electronica se refera la transmiterea unei facturi prin mijloace complet electronice. Astfel exista posibilitate transmiterii facturii intr-un format in care datele pot fi procesate automat atat de emitent cat si de destinatarul facturii, eliminand complet procesarea manuala. De exemplu factura este transmisa direct din programul de contabilitate al emitentului si este importata in timp real in programul de contabilitate al destinatarului fara sa mai fie nevoie de introducerea manuala a datelor. Mai mult decat atat, factura electronica trebuie sa fie securizata prin semnatura digitala asa incat sa se poata face identificarea emitentului. Semnatura digitala este echivalentul electronic al unei semnaturi pe hartie, astfel se atesta ca documentul apartine persoanei care l-a semnat. In plus fata de semnatura pe hartie, semnatura electronica atesta si ca documentul nu a fost alterat din momentul trimiterii acestuia pana in momentul primirii de catre destinatar.
Desi transmiterea facturilor prin documente pdf, imagini sau e-mail este comuna, se recomanda folosirea unor formate prin care datele se pot importa direct in diferite sisteme, cele mai uzuale formate fiind XML si EDI. Astfel, factura electronica este parte integranta din lantul de achizitii ducand la optimizarea fluxului de informatii intre cumparator si vanzator.
Trimiterea facturilor se poate realiza direct din programul de contabilitate pe care clientul deja il foloseste printr-un modul de integrare creat special de furnizorul solutiei de facturare electronica. Alternativ, companiile care nu dispun de program de contabilitate, pot utiliza programe special create pentru crearea si trimiterea de facturi.
De asemenea, folosind factura electronica, companiile au posibilitatea de arhivare electronica a facturilor, eliminand astfel riscul pierderii documentelor si reducand timpul de accesare a acestora. Mai mult decat atat exista posibilitatea auditarii operatiunilor. Astfel fiecare document este inregistrat in baza de date iar modificarile suferite de acesta sunt inregistrate impreuna cu datele de identificare ale utilizatorului, compania avand un control complet asupra tuturor operatiunilor de facturare.
Follow Us!